In 2007 schreef ik in mijn proefschrift over klokkenluidersregelingen - want die waren er toen al! – dat melden bij en beoordelen van meldingen door de top van de organisatie of de eigen leidinggevende:
Op deze manier bijt de regeling zichzelf in de staart: omdat veel misstanden juist gaan over gedragingen in de top (misstanden die zich alleen lager in de organisatie afspelen, kunnen immers ook intern worden aangekaart), moet die top uiteindelijk oordelen over zichzelf. (…) Zeker als een klacht terecht is en de top inderdaad ontspoord gedrag vertoont, valt te verwachten dat de "verrader" het leven flink zuur gemaakt wordt, ook al wordt hij formeel gesproken wettelijk beschermd. (…) Daarnaast wordt het niet strikt naleven van de klokkenluidersregeling met succes als ontslaggrond ingeroepen. Al met al kan een klokkenluidersregeling een hinderpaal zijn om misstanden effectief te bestrijden.
De Wet Huis voor klokkenluiders, de voorloper van de huidige Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) verplichtte voor een groot deel van de organisaties een verplichte interne meldregeling. Voor de publieke sector was deze al langer wettelijk verplicht. Standaard stond in al deze regelingen – op verschillende manieren – dat de melder zijn melding moest doen bij zijn leidinggevende of de hoogste ambtelijk leidinggevende; soms ook bij HR. Dat werkte in 2007 niet, en nu nog steeds niet. Als er iets serieus mis is in een organisatie, dan heeft de leidinggevende:
Hoewel we allemaal graag die ene ethisch leider in een ethische organisatie willen die hier wel mee weet om te gaan en wel de juiste stappen zet, is dat bepaald geen gegeven. Precies om die reden heeft de EU-wetgever in de klokkenluidersrichtlijn, overgenomen in de Wbk, bepaald dat meldingen en de opvolging ervan niet in de lijn moeten worden gedaan, maar bij een daartoe aangewezen functionaris of afdeling. De regeling en toelichting zijn niet erg precies. Duidelijk is wel dat volgens art. onder d. van de Wbk in de meldregeling moet staan “bij welke daartoe aangewezen onafhankelijke functionaris of functionarissen het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, en welke onafhankelijke functionarissen zorgvuldige opvolging kunnen geven aan die melding.”
Over de onafhankelijke meldfunctie schrijft de wetgever in de memorie van toelichting: “De functionaris bij wie een inbreuk kan worden gemeld of die opvolging geeft aan die melding, is onafhankelijk en heeft geen belangenconflicten. In kleinere ondernemingen kan de functie van degene bij wie kan worden gemeld, worden uitgeoefend als nevenfunctie van een stafmedewerker die in een goede positie verkeert om direct melding te doen aan het hoofd van de organisatie, zoals een hoofd naleving of personeelszaken, een integriteitsmedewerker, een jurist of privacymede-werker.”
Als voorbeeld voor onafhankelijke opvolgingsfunctionarissen noemt de wetgever in de memorie van toelichting: “Zo zou een externe gekwalificeerde partij kunnen worden aangetrokken die aan de functievereisten van de richtlijn voldoet. Ook zou binnen een concern een deskundige kunnen worden aangesteld, vergelijkbaar met de privacyfunctionaris. Ten slotte kan gedacht worden aan de instelling van een onafhankelijke klokkenluiderscommissie met een onafhankelijke voorzitter, die paritair is samengesteld en waarin ook gedragskundige en juridische expertise is vertegenwoordigd.”
In elk geval is duidelijk dat sinds 2023 het niet meer de bedoeling is dat een meldregeling voorschrijft dat een melding gedaan kan of moet worden ‘in de lijn’. De lijn is immers per definitie niet onafhankelijk en er zijn belangen- en loyaliteitsconflicten; dit nog naast het feit dat veel leidinggevenden handelingsverlegenheid en ervaringsgebrek ervaren als zijn worden geconfronteerd met het bericht dat op hun afdeling iets niet goed gaat. Toch zien we nog steeds voorbeelden van meldregelingen die dit wel regelen: sommige als extra optie, sommige als eerste verplichte stap, sommige als enige weg. Bepaalt een regeling dit als extra optie, zeker als die al eerste wordt genoemd in de meldbepaling, dan is dat verwarrend voor melders. Zij voelen zich daartoe uit loyaliteit toch verplicht en dat is in elk geval niet de bedoeling van de wetgever.
Onveilig klokkenluiden en speak-up: niet doen!
Klokkenluiderswetgeving, bescherming van melders en een onafhankelijk meldloket zijn nodig omdat het bespreken van een vermoeden van een misstand op de afdeling of met de baas niet veilig voelt of is. Ook al geldt er een benadelingsverbod met omgekeerde bewijslast, angst voor discussies, informele uitsluiting (niet alleen door de werkgever maar ook door collega’s) en erger bestaat nog steeds. Klokkenluiderswetgeving en meldregelingen zijn niet bedoeld voor veilige werksituaties, maar juist voor al die bedrijven en organisaties zonder integere organisatiecultuur. ‘Melden in de lijn’ in de regeling opnemen is dan ook overbodig. En een riskant signaal: de melder kan – ook als het slechts een optie betreft – verwijten krijgen dat hij niet bij zijn leidinggevende te rade is gegaan.
Even riskant is onverantwoord pushen van speak up-gedrag. In een veilige cultuur gebeurt dit al automatisch, in een onveilige cultuur is het simpelweg niet raadzaam. Het is niet alleen wetenschappelijk onzinnig, maar ronduit toxisch dat een programmamanager ‘Dialoog en Ethiek’ bij het ministerie dat ook de Wbk onder zich heeft, schrijft: “om sociale veiligheid (moet zijn: psychologische veiligheid) te bereiken, moeten we eerst iets doen wat onveilig kan voelen: zeggen wat er speelt” deze onveilige, en wettelijk niet beschermde manier van melden van misstanden uitlokt.
Dat je meer psychologische veiligheid te bereiken mensen tot buiten hun comfortzone zouden moeten treden, is onjuist. Met bepaalde structurele en interpersoonlijke ingrepen valt een veilige cultuur te bevorderen, maar alles valt en staat met het leiderschap, dat medewerkers actief stimuleert om andere gezichtspunten in te brengen en daarvoor waarding te tonen. Belangrijk zijn ook structurele ingrepen, zoals gestructureerd beslissen.
Bepaald niet iedereen heeft het in zich om een ethisch leider te worden. Sterker: uit wetenschappelijk onderzoek blijkt statische gezien dat juist leiders van nature al minder integer, empatisch en open zijn, en als zij een keer macht hebben, dit gedrag versterkt. Zij zijn echter erg goed in ‘talking the walk’: juist daarom zouden melders leiders die met toespraken, posters, awards en andere uiterlijkheden een speak-up cultuur uitstralen, niet zonder meer moeten vertrouwen. Het gaat hier niet om een kleine minderheid aan leiders; de cijfers lopen uiteen van 40 tot 80 % ‘subklinische dark triad’. Vandaar dat het volgens de wetenschap belangrijk is om bij werving en selectie meer aandacht te besteden aan integriteit als persoonlijkheidskenmerk en niet alleen met screening.
Over meldregelingen die eerst een melding bij de eigen leidinggevende en/of melding in de lijn verplichten kunnen we kort zijn: dit is niet langer toegestaan. De regelingen zijn op dit punt onverbindend en de kantonrechter is bevoegd op verzoek daartoe uitspraak te doen.
Een onafhankelijk intern meldloket is ook niet per se veilig. Het is wel volgens de wet geregeld, maar uiteindelijk hangt alles van van wie het loket bemenst, hoe goed beveiligd het is, welke middelen en bevoegdheden hij heeft en of een melding uiteindelijk zorgvuldig en professioneel wordt afgehandeld. Om deze reden wordt melders geadviseerd om sowieso altijd advies te vragen bij:
